Eksplisit.Com,Makassar – II Tim Bidang Pembinaan Kearsipan Dinas Kearsipan Kota Makassar melaksanakan kegiatan Penilaian dan Penetapan Alih Media Autentisitas Arsip Statis di Kelurahan Pa’batang, Kecamatan Mamajang, pada hari Selasa, 25 Juni 2024. Di kantor Lurah Pa’batang.

Kegiatan ini bertujuan untuk memastikan bahwa proses alih media arsip dilakukan sesuai dengan standar yang menjamin keabsahan dan autentisitas arsip.

Tujuan utama dari kegiatan ini adalah agar pelestarian arsip tetap terjaga, memastikan bahwa arsip-arsip yang dialihkan ke media digital atau bentuk lainnya tetap otentik dan sah.

Selain itu, dengan proses alih media, arsip yang telah ditransformasikan dapat dengan mudah, cepat, dan tepat ditemukan kembali ketika dibutuhkan.

Langkah ini diharapkan akan meningkatkan efisiensi dalam pengelolaan arsip statis dan menjaga nilai sejarah serta legalitasnya.

Kegiatan ini juga menegaskan pentingnya menjaga kualitas arsip sebagai sumber informasi berharga untuk generasi mendatang

Tindak lanjut dari kegiatan Penilaian dan Penetapan Alih Media Autentisitas Arsip Statis di Kelurahan Pa’batang, Kecamatan Mamajang, pada 25 Juni 2024 meliputi beberapa langkah penting untuk memastikan keberlanjutan dan optimalisasi pengelolaan arsip:

1.     Pemeriksaan dan Validasi Arsip: Setelah proses alih media dilakukan, tim akan melakukan pemeriksaan ulang untuk memastikan bahwa arsip yang telah dialihkan tetap terjaga keasliannya dan dapat diakses dengan mudah. Validasi ini penting untuk menjamin bahwa tidak ada informasi yang hilang atau rusak selama proses alih media.

2.     Pembuatan Panduan Pengelolaan Arsip: Tim akan menyusun panduan atau SOP (Standar Operasional Prosedur) terkait proses alih media dan pengelolaan arsip statis, agar prosedur ini dapat diikuti secara konsisten oleh berbagai pihak yang terlibat dalam pengelolaan arsip.

3.     Pelatihan dan Sosialisasi: Untuk memastikan implementasi yang tepat, akan dilakukan pelatihan bagi para petugas arsip di berbagai instansi di wilayah tersebut. Ini bertujuan agar semua pihak memahami teknik pengelolaan dan alih media arsip yang sesuai dengan standar.

4.     Pemeliharaan Sistem Digital Arsip: Arsip yang telah dialihkan ke media digital memerlukan sistem pemeliharaan dan pengelolaan yang berkelanjutan. Oleh karena itu, tim akan memastikan bahwa perangkat lunak dan infrastruktur penyimpanan arsip digital tersedia dan selalu diperbarui agar arsip tetap mudah diakses.

5.     Monitoring dan Evaluasi Berkala: Tindak lanjut lainnya adalah melakukan monitoring berkala untuk mengevaluasi efektivitas proses alih media, serta mengidentifikasi potensi perbaikan dalam pelestarian dan aksesibilitas arsip.

Dengan langkah-langkah ini, diharapkan bahwa pengelolaan arsip di Kelurahan Pa’batang dapat menjadi lebih efektif, efisien, dan berstandar tinggi.